Preguntas frecuentes

El work-flow (Velneo) puede seguir usándose en la medida en que al departamento le resulte útil. Si bien debemos recordar que toda la tramitación se va a realizar con la plataforma eXperta, los expedientes van a estar disponibles en el repositorio documental Alfresco y la Base de Datos de terceros que va a nutrir estos sistemas es la que está en SQL Server. Por lo que paulatinamente va a perder el sentido hacer cosas en el antiguo work-flow que no va a contener ningún expediente electrónico con validez jurídica.

Nada. Se pueden seguir manteniendo en modo consulta para que estén a disposición del departamento en caso de necesitarlos.

Cuando se quiera. De momento han empezado a tramitar con eXperta los departamentos de ATM, Deportes y Agricultura. Cuando estos departamentos estén asentados en la tramitación electrónica se extenderá a otros que han manifestados su interés en incorporarse (Vías y obras, Urbanismo, Desarrollo Económico y Turismo, Personal, Tesorería, Secretaría).

SITUACIÓN DE los departamentos que ya están tramitando íntegramente en electrónico.

En estos, o llegan los documentos/peticiones directamente si han sido presentadas en la Sede Electrónica o le llegan los documentos escaneados desde el Registro si han sido presentados en papel. Si existe papel se sigue mandando el papel aunque no tendría ya valor, podrá desecharse, puesto que toda la documentación está ya en soporte electrónico en el sistema de tramitación.

Si llegan proyectos encuadernados o en soporte CD o pen drive, de manera transitoria, se mantendrá el formato encuadernado o dichos soportes del que se dará traslado al departamento para que incorpore directamente al expediente el contenido del CD o los documentos escaneados que estime conveniente. 

Es muy importante definir la estructura de departamento que queremos y tener claro el modo de trabajo. Esta es una cuestión que deben decidir los responsables de los Departamentos.

Para determinar la estructura se irá pasando un miembro del Equipo de Implantación por cada departamento y os irá preguntando la estructura departamental que existe, el modo de asignar las tareas, quien o quienes se quiere que reciban los documentos, quien distribuye las tareas, cuantos sub-departamentos es necesario crear para adjudicar las tareas etc. Luego habrá que decir las personas que concretas que están en el departamento o sub-departamentos, con sus correos electrónicos para ir progresivamente dándolos de alta en la plataforma.

También es necesario contar con certificado electrónico de empleado público, que os será hecho por el Equipo de Implantación e instalado en vuestros ordenadores.

Nada. Puedo seguir usándolas en función de la conveniencia de cada departamento. Sin embargo la Base de Datos de Terceros que va a servir de Base a los aplicativos de tramitación será la Base de Datos única.

Con el certificado de empleado público del que os proveerá la Diputación, y que os instalará el Equipo de Implantación y mediante el aplicativo autofirma.

Este certificado servirá para varias cosas: Acceder a la plataforma eXperta, hacer trámites a través de la Sede electrónica como empleado público y firmar documentos que tengan que ver con la condición de funcionario público.

En el mes de septiembre de 2018. Este es un módulo muy importante porque el día que se abra, toda la organización se ve afectada, ya que todos los decretos se deberán hacer mediante dicho módulo y porque dejará de usarse el módulo de decretos actual (LOTUS).

SITUACIÓN DE los departamentos que ya están tramitando íntegramente en electrónico.

(ATM, Deportes y Agricultura) En estos, el Registro de salida lo hacen funcionarios del propio Departamento que genera los documentos de salida, que también se ocuparán de efectuar los traslados comunicaciones y notificaciones.

SITUACIÓN DE los departamentos que aún no están tramitando en electrónico.

En estos, el Registro de salida lo hacen funcionarios del Registro, salvo que el propio Departamento decida de manera voluntaria ir incorporándose al sistema de tramitación y entienda que es mejor y más ágil que lo haga el propio departamento.

El equipo de Implantación se disolverá, dictándose un Decreto que recoja la transición especificando qué departamentos se harán cargo de los expedientes y documentación generada por el Equipo de Implantación y explicando qué departamentos y como se hacen cargo de las funciones que hasta ese momento haya desarrollado el Equipo de Implantación.

Se estima en dos años el periodo de implantación (Enero de 2018 a Enero de 2020)